ระบบฐานข้อมูล (Database system)

ฐานข้อมูล   หมายถึง ที่เก็บข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเหล่านั้น (A collection of data and relationships) โดยปกติแล้ว ในเรื่องของฐานข้อมูลมักจะเกี่ยวข้องกับ logical file มากกว่า physical file โดยเฉพาะการออกแบบฐานข้อมูลจะเป็นการออกแบบในส่วนของ logical file ถ้ากล่าวถึง logical file จะเป็นมุมมองของผู้ใช้หรือ application program แต่ถ้ากล่าวถึง physical file จะเป็นมุมมองของ system หรือ operating system การเกี่ยวข้องกันระหว่าง physical file กับ logical file นั้นก็คือ สามารถใช้ physical file มาสร้าง logical file ได้ สำหรับการเปลี่ยน logical file เป็น physical file นั้น ในระดับไฟล์ธรรมดาจะใช้ Operating system แต่ถ้าเป็นฐานข้อมูลจะใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นตัวเปลี่ยน (map) และนำเสนอโครงสร้างข้อมูลให้กับ application หรือผู้ใช้ เช่น ถ้าเราใช้ฐานข้อมูลแบบ relational model โครงสร้างที่เห็นจะเป็นตาราง (relation) แต่ฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างแบบ hierarchical model หรือ network model นั้น application หรือผู้ใช้จะมองเห็นเป็น tree และ link list ตามลำดับ

      ที่มา : www.sut.ac.th/ist/Courses/204204_461/Lecture/204204_46_01.doc

ความสำคัญของระบบฐานข้อมูล   การจัดข้อมูลให้เป็นระบบฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลมีส่วนดีกว่าการเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมีส่วนที่สำคัญกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลดังนี้

1.  ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลบางชุดที่อยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอาจมีปรากฏอยู่หลาย ๆ แห่ง เพราะมีผู้ใช้ข้อมูลชุดนี้หลายคน เมื่อใช้ระบบฐานข้อมูลแล้วจะช่วยให้ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดน้อยลง เช่น ข้อมูลอยู่ในแฟ้มข้อมูลของผู้ใช้หลายคน ผู้ใช้แต่ละคนจะมีแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเอง ระบบฐานข้อมูลจะลดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเหล่านี้ให้มากที่สุด โดยจัดเก็บในฐานข้อมูลไว้ที่เดียวกัน ผู้ใช้ทุกคนที่ต้องการใช้ข้อมูลชุดนี้จะใช้โดยผ่านระบบฐานข้อมูล ทำให้ไม่เปลืองเนื้อที่ในการเก็บข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนลงได้

2.   รักษาความถูกต้องของข้อมูล  เนื่องจากฐานข้อมูลมีเพียงฐานข้อมูลเดียว ในกรณีที่มีข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่หลายแห่งในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องตรงกัน ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลนี้ทุก ๆ แห่งที่ข้อมูลปรากฏอยู่จะแก้ไขให้ถูกต้องตามกันหมดโดยอัตโนมัติด้วยระบบจัดการฐานข้อมูล

3.  การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก   การป้องกันและรักษาความปลอดภัยกับข้อมูลระบบฐานข้อมูลจะให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นจึงจะมีสิทธิ์เข้าไปใช้ฐานข้อมูลได้เรียกว่ามีสิทธิส่วนบุคคล (privacy) ซึ่งก่อให้เกิดความปลอดภัย (security) ของข้อมูลด้วย ฉะนั้นผู้ใดจะมีสิทธิ์ที่จะเข้าถึงข้อมูลได้จะต้องมีการกำหนดสิทธิ์กันไว้ก่อนและเมื่อเข้าไปใช้ข้อมูลนั้น ๆ ผู้ใช้จะเห็นข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลในรูปแบบที่ผู้ใช้ออกแบบไว้ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สร้างตารางข้อมูลขึ้นมาและเก็บลงในระบบฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะเก็บข้อมูลเหล่านี้ลงในอุปกรณ์เก็บข้อมูลในรูปแบบของระบบจัดการฐานข้อมูลซึ่งอาจเก็บข้อมูลเหล่านี้ลงในแผ่นจานบันทึกแม่เหล็กเป็นระเบียน บล็อกหรืออื่น ๆ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้ว่าโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลนั้นเป็นอย่างไร ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลดังนั้นถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงลักษณะการเก็บข้อมูล เช่น เปลี่ยนแปลงรูปแบบของตารางเสียใหม่ ผู้ใช้ก็ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลของเขาจะถูกเก็บลงในแผ่นจานบันทึกแม่เหล็กในลักษณะใด ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะจัดการให้ทั้งหมด ในทำนองเดียวกันถ้าผู้ออกแบบระบบฐานข้อมูลเปลี่ยนวิธีการเก็บข้อมูลลงบนอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล ผู้ใช้ก็ไม่ต้องแก้ไขฐานข้อมูลที่เขาออกแบบไว้แล้ว ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะจัดการให้ ลักษณะเช่นนี้เรียกว่า ความไม่เกี่ยวข้องกันของข้อมูล (data independent)

4.  สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้   เนื่องจากในระบบฐานข้อมูลจะเป็นที่เก็บรวบรวมข้อมูลทุกอย่างไว้ ผู้ใช้แต่ละคนจึงสามารถที่จะใช้ข้อมูลในระบบได้ทุกข้อมูล ซึ่งถ้าข้อมูลไม่ได้ถูกจัดให้เป็นระบบฐานข้อมูลแล้ว ผู้ใช้ก็จะใช้ได้เพียงข้อมูลของตนเองเท่านั้น  ข้อมูลของระบบเงินเดือน ข้อมูลของระบบงานบุคคลถูกจัดไว้ในระบบแฟ้มข้อมูลผู้ใช้ที่ใช้ข้อมูลระบบเงินเดือน จะใช้ข้อมูลได้ระบบเดียว แต่ถ้าข้อมูลทั้ง 2 ถูกเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลซึ่งถูกเก็บไว้ในที่ที่เดียวกัน ผู้ใช้ทั้ง 2 ระบบก็จะสามารถเรียกใช้ฐานข้อมูลเดียวกันได้ ไม่เพียงแต่ข้อมูลเท่านั้นสำหรับโปรแกรมต่าง ๆ ถ้าเก็บไว้ในฐานข้อมูลก็จะสามารถใช้ร่วมกันได้
5. มีความเป็นอิสระของข้อมูล เมื่อผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือนำข้อมูลมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับโปรแกรมที่เขียนขึ้นมา จะสามารถสร้างข้อมูลนั้นขึ้นมาใช้ใหม่ได้ โดยไม่มีผลกระทบต่อระบบฐานข้อมูล เพราะข้อมูลที่ผู้ใช้นำมาประยุกต์ใช้ใหม่นั้นจะไม่กระทบต่อโครงสร้างที่แท้จริงของการจัดเก็บข้อมูล นั่นคือ การใช้ระบบฐานข้อมูลจะทำให้เกิดความเป็นอิสระระหว่างการจัดเก็บข้อมูลและการประยุกต์ใช้
6.สามารถขยายงานได้ง่าย เมื่อต้องการจัดเพิ่มเติมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะสามารถเพิ่มได้อย่างง่ายไม่ซับซ้อน เนื่องจากมีความเป็นอิสระของข้อมูล จึงไม่มีผลกระทบต่อข้อมูลเดิมที่มีอยู่
7.ทำให้ข้อมูลบูรณะกลับสู่สภาพปกติได้เร็วและมีมาตรฐาน เนื่องจากการจัดพิมพ์ข้อมูลใน  ระบบที่ไม่ได้ใช้ฐานข้อมูล    ผู้  เขียนโปรแกรมแต่ละคนมีแฟ้มข้อมูลของตนเองเฉพาะ ฉะนั้น แต่ละคนจึงต่างก็สร้างระบบการบูรณะข้อมูลให้กลับสู่ สภาพปกติในกรณีที่ข้อมูลเสียหายด้วยตนเองและด้วยวิธีการของตนเอง จึงขาดประสิทธิภาพและมาตรฐาน แต่เมื่อมาเป็นระบบฐาน  ข้อมูลแล้ว การบูรณะข้อมูลให้กลับคืนสู่สภาพปกติจะมีโปรแกรมชุดเดียวและมีผู้ดูแลเพียงคนเดียวที่ดูแลทั้งระบบ ซึ่งย่อมต้อง  มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานเดียวกันแน่นอน

      ที่มา : http://portal.in.th/asudah/pages/detu/

ตัวอย่างฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีการจัดระบบข้อมูล ไว้อย่างดี กล่าวคือ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเดียวกันจะต้องไม่มีการซ้ำซ้อนกันแต่ระหว่างแฟ้มอาจมีการซ้ำซ้อนกันได้บ้าง และต้องเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล และค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มเติม หรือ ลบออกได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลอื่นเสียหาย ดังตัวอย่างในรูป

ในรูป แสดงแฟ้มข้อมูลทั้งหมดที่ประกอบรวมอยู่ในฐานข้อมูล ส่วนของข้อมูลที่ซ้ำซ้อน คือส่วนของข้อมูลที่แรเงา การเก็บข้อมูลอาจแยกอิสระเป็นแฟ้มเลยก็ได้ แต่มีส่วนชี้แสดงความสัมพันธ์ถึงกัน ดังรูประบบฐานข้อมูลนี้ 1) แฟ้มข้อมูลอาจารย์ 2) แฟ้มข้อมูลนักเรียน 3) แฟ้มข้อมูลวิชาเรียน 4) แฟ้มข้อมูลห้องเรียน

แสดงความสัมพันธ์ของแฟ้มแต่ละแฟ้มในฐานข้อมูล

สมมติว่าแฟ้มข้อมูลอาจารย์ประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้ ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน ที่อยู่ ฯลฯ ส่วนแฟ้มข้อมูลนักเรียนนั้นก็ต้องมีตัวชี้ว่ามีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น หรือในแฟ้มอาจจะมีตัวชี้ว่าใคร เป็นผู้สอน เป็นต้น โดยปกติ อาจเก็บชื่ออาจารย์ที่ปรึกษาไว้ในแฟ้มของนักเรียนเลยก็ได้ แต่จะทำให้ เสียเนื้อที่การเก็บข้อมูลมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องหาทางสร้างตัวชี้ เพื่อแยกแยะข้อมูลในแต่ระเบียน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนักเรียนประกอบด้วย เลขประจำตัว ชื่อ สกุล รหัสอาจารย์ประจำชั้น

ฐานข้อมูล หมายถึง การเก็บข้อมูลของผู้ใช้ และสามารถนำข้อมูลมาใช้งานร่วมกันได้ โดยไม่มีการซ้ำซ้อนของข้อมูล หรือความขัดแย้งของข้อมูล ซึ่งสามารถแสดงลำดับขั้นในการเกิดฐานข้อมูลได้ดังรูป

จากรูป ฐานข้อมูลเกิดจากบิต (Bit) หรือเลขฐานสองมารวมกัน 8 บิต รวมเป็นไบต์(Byte) หลาย ๆ ไบต์รวมกันเรียกว่า ฟิลด์(Field) หลาย ๆ ฟิลด์รวมกันเรียกว่า เรคคอร์ด(Record) หลาย ๆ เรคคอร์ดรวมกันเรียกว่าไฟล์(File) และหลาย ๆ ไฟล์ รวมกันเรียกว่า ฐานข้อมูล (Database) ตามลำดับ แนวความคิดของฐานข้อมูล              จากปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการจัดการข้อมูลแบบไฟล์ ทำให้เกิดแนวคิดในการจัดการข้อมูลแบบใหม่ ซึ่งแนวคิดเบื้องต้นของฐานข้อมูลคือการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสัมพันธ์กันมาจัดเก็บลงในที่เดียวกัน โดยฐานข้อมูลดังกล่าวจะถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์ชุดหนึ่ง แทนที่จะใช้งานแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่กระจัดกระจายและมีการ ดูแลโดยผู้ใช้กลุ่มต่าง ๆ กัน เป้าหมายสูงสุดของแนวความคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลคือการที่ข้อมูลแต่ละชุดถูกป้อนและจัดเก็บเพียง ครั้งเดียว ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้นที่จะสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว รวมทั้งการที่ข้อมูลเป็นอิสระจากโปรแกรมประยุกต์เฉพาะกิจใด ๆ โดยการบริหารฐานข้อมูลเราจะอาศัยซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า ระบบบริหารจัดการฐานข้อมูล ( DBMS : Database Management System) เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่าง โปรแกรม กับฐานข้อมูลดังรูป

เป้าหมายของการใช้ระบบฐานข้อมูล      1. ลดความซ้ำซ้อน      2.ใช้ข้อมูลร่วมกัน      3. การใช้และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลสะดวก และถูกต้อง      4. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกใช้      5. ให้ความปลอดภัย      6.เกิดมาตรฐานในการใช้งาน

แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (The Relational Database Model)         แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เป็นแบบจำลองที่ได้รับความนิยมใช้สูงสุดในปัจจุบัน โดยโครงสร้างการจัดเก็บ ข้อมูลอยู่ในรูปของตาราง ซึ่งประกอบด้วยแถวและหลักที่สัมพันธ์กัน ข้อมูลในแต่ละแถวเรียก เรคคอร์ด (Record) และ ข้อมูลในแต่ละหลักเรียกว่า ฟิล์ด (Field) แสดงได้ดังรูป

 

         ที่มา :  http://www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database.html

ประโยชน์ของระบบจัดการฐานข้อมูล

           ในปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่หันมาให้ความสนใจกับระบบฐานข้อมูลกันมาก เนื่องจากระบบฐานข้อมูลมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

1.  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล  เนื่องจากการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้นต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อให้มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อน สาเหตุที่ต้องลดความซ้ำซ้อน เนื่องจากความยากในการปรับปรุงข้อมูล กล่าวคือถ้าเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนกันหลายแห่ง เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลแล้วปรับปรุงข้อมูลไม่ครบทำให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกันของข้อมูลตามมา และยังเปลืองเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลด้วย เนื่องจากข้อมูลชุดเดียวกันจัดเก็บซ้ำกันหลายแห่งนั่นเองถึงแม้ว่าความซ้ำซ้อนช่วยให้ออกรายงานและตอบคำถามได้เร็วขึ้น แต่ข้อมูลจะเกิดความขัดแย้งกัน ในกรณีที่ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลหลายแห่ง การออกรายงานจะทำได้เร็วเท่าใดนั้นจึงไม่มีความหมายแต่อย่างใด และเหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือปัญหาเรื่องความขัดแย้งกันของข้อมูลแก้ไขไม่ได้ด้วยฮาร์ดแวร์ ขณะที่การออกรายงานช้านั้นใช้ความสามารถของฮาร์ดแวร์ช่วยได้

2.   รักษาความถูกต้องของข้อมูล  เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลสามารถตรวจสอบกฎบังคับความถูกต้องของข้อมูลให้ได้ โดยนำกฎเหล่านั้นมาไว้ที่ฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลที่จะจัดการเรื่องความถูกต้องของข้อมูลให้แทน แต่ถ้าเป็นระบบแฟ้มข้อมูลผู้พัฒนาโปรแกรมต้องเขียนโปรแกรมเพื่อควบคุมกฎระเบียบต่างๆ(data integrity) เองทั้งหมด ถ้าเขียนโปรแกรมครอบคลุมกฎระเบียบใดไม่ครบหรือขาดหายไปบางกฎอาจทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้ และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและพัฒนาโปรแกรมด้วย เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจัดการให้นั่นเอง เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลสามารถรองรับการใช้งานของผู้ใช้หลายคนพร้อมกันได้ ดังนั้นความคงสภาพและความถูกต้องของข้อมูลจึงมีความสำคัญมากและต้องควบคุมให้ดีเนื่องจากผู้ใช้อาจเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลได้ ซึ่งจะทำให้เกิดความผิดพลาดกระทบต่อการใช้ข้อมูลของผู้ใช้อื่นทั้งหมดได้ ดังนั้นประโยชน์ของระบบฐานข้อมูลในเรื่องนี้จึงมีความสำคัญมาก

3.   มีความเป็นอิสระของข้อมูล   เนื่องจากมีแนวคิดที่ว่าทำอย่างไรให้โปรแกรมเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล ในปัจจุบันนี้ถ้าไม่ใช้ระบบฐานข้อมูลการแก้ไขโครงสร้างข้อมูลจะกระทบถึงโปรแกรมด้วย เนื่องจากในการเรียกใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบแฟ้มข้อมูลนั้น ต้องใช้โปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อเรียกใช้ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลนั้นโดยเฉพาะ เช่น เมื่อต้องการรายชื่อพนักงานที่มีเงินเดือนมากกว่า 100,000 บาทต่อเดือน โปรแกรมเมอร์ต้องเขียนโปรแกรมเพื่ออ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลพนักงานและพิมพ์รายงานที่แสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลข้อมูลเช่น ให้มีดัชนี (index) ตามชื่อพนักงานแทนรหัสพนักงาน ส่งผลให้รายงานที่แสดงรายชื่อพนักงานที่มีเงินเดือนมากกว่า 100,000 บาทต่อเดือนซึ่งแต่เดิมกำหนดให้เรียงตามรหัสพนักงานนั้นไม่สามารถพิมพ์ได้ ทำให้ต้องมีการแก้ไขโปรแกรมตามโครงสร้างดัชนี (index) ที่เปลี่ยนแปลงไป ลักษณะแบบนี้เรียกว่าข้อมูลและโปรแกรมไม่เป็นอิสระต่อกันสำหรับระบบฐานข้อมูลนั้นข้อมูลภายในฐานข้อมูลจะเป็นอิสระจากโปรแกรมที่เรียกใช้(data independence) สามารถแก้ไขโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลได้ โดยไม่กระทบต่อโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล เนื่องจากระบบฐานข้อมูลมีระบบจัดการฐานข้อมูลทำหน้าที่แปลงรูป (mapping) ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เนื่องจากในระบบแฟ้มข้อมูลนั้นไม่มีความเป็นอิสระของข้อมูล ดังนั้นระบบฐานข้อมูลได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาด้านความเป็นอิสระของข้อมูล นั่นคือระบบฐานข้อมูลมีการทำงานไม่ขึ้นกับรูปแบบของฮาร์ดแวร์ที่นำมาใช้กับระบบฐานข้อมูลและไม่ขึ้นกับโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูล และมีการใช้ภาษาสอบถามในการติดต่อกับข้อมูลภายในฐานข้อมูลแทนคำสั่งของภาษาคอมพิวเตอร์ในยุคที่ 3 ทำให้ผู้ใช้เรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยไม่จำเป็นต้องทราบรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล ประเภทหรือขนาดของข้อมูลนั้นๆ

4.  มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง  ถ้าหากทุกคนสามารถเรียกดูและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลทั้งหมดได้ อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลได้ และข้อมูลบางส่วนอาจเป็นข้อมูลที่ไม่อาจเปิดเผยได้หรือเป็นข้อมูลเฉพาะของผู้บริหาร หากไม่มีการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล ฐานข้อมูลก็จะไม่สามารถใช้เก็บข้อมูลบางส่วนได้ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ดังนี้· มีรหัสผู้ใช้ (user) และรหัสผ่าน (password) ในการเข้าใช้งานฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้แต่ละคนระบบฐานข้อมูลมีระบบการสอบถามชื่อพร้อมรหัสผ่านของผู้เข้ามาใช้ระบบงานเพื่อให้ทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้ามาเห็นหรือแก้ไขข้อมูลในส่วนที่ต้องการปกป้องไว้· ในระบบฐานข้อมูลสามารถสร้างและจัดการตารางข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูล ทั้งการเพิ่มผู้ใช้ ระงับการใช้งานของผู้ใช้ อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเรียกดู เพิ่มเติม ลบและแก้ไขข้อมูล หรือบางส่วนของข้อมูลได้ในตารางที่ได้รับอนุญาต) ระบบฐานข้อมูลสามารถกำหนดสิทธิการมองเห็นและการใช้งานของผู้ใช้ต่างๆ ตามระดับสิทธิและอำนาจการใช้งานข้อมูลนั้นๆ· ในระบบฐานข้อมูล (DBA) สามารถใช้วิว (view) เพื่อประโยชน์ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้เป็นอย่างดี โดยการสร้างวิวที่เสมือนเป็นตารางของผู้ใช้จริงๆ และข้อมูลที่ปรากฏในวิวจะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้ใช้เท่านั้น ซึ่งจะไม่กระทบกับข้อมูลจริงในฐานข้อมูล· ระบบฐานข้อมูลจะไม่ยอมให้โปรแกรมใดๆ เข้าถึงข้อมูลในระดับกายภาพ (physical) โดยไม่ผ่าน ระบบการจัดการฐานข้อมูล และถ้าระบบเกิดความเสียหายขึ้นระบบจัดการฐานข้อมูลรับรองได้ว่าข้อมูลที่ยืนยันการทำงานสำเร็จ (commit) แล้วจะไม่สูญหาย และถ้ากลุ่มงานที่ยังไม่สำเร็จ (rollback) นั้นระบบจัดการฐานข้อมูลรับรองได้ว่าข้อมูลเดิมก่อนการทำงานของกลุ่มงานยังไม่สูญหาย· มีการเข้ารหัสและถอดรหัส (encryption/decryption) เพื่อปกปิดข้อมูลแก่ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น มีการเข้ารหัสข้อมูลรหัสผ่าน

5. ใช้ข้อมูลร่วมกันโดยมีการควบคุมจากศูนย์กลาง  มีการควบคุมการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลจากศูนย์กลาง ระบบฐานข้อมูลสามารถรองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้ กล่าวคือระบบฐานข้อมูลจะต้องควบคุมลำดับการทำงานให้เป็นไปอย่างถูกต้อง เช่นขณะที่ผู้ใช้คนหนึ่งกำลังแก้ไขข้อมูลส่วนหนึ่งยังไม่เสร็จ ก็จะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้คนอื่นเข้ามาเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลนั้นได้ เนื่องจากข้อมูลที่เข้ามายังระบบฐานข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยระบบงานระดับปฏิบัติการตามหน่วยงานย่อยขององค์กร ซึ่งในแต่ละหน่วยงานจะมีสิทธิในการจัดการข้อมูลไม่เท่ากัน ระบบฐานข้อมูลจะทำการจัดการว่าหน่วยงานใดใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลในระดับใดบ้าง ใครเป็นผู้นำข้อมูลเข้า ใครมีสิทธิแก้ไขข้อมูล และใครมีสิทธิเพียงเรียกใช้ข้อมูล เพื่อที่จะให้สิทธิที่ถูกต้องบนตารางที่สมควรให้ใช้ระบบฐานข้อมูลจะบอกรายละเอียดว่าข้อมูลใดถูกจัดเก็บไว้ในตารางชื่ออะไร เมื่อมีคำถามจากผู้บริหารจะสามารถหาข้อมูลเพื่อตอบคำถามได้ทันทีโดยใช้ภาษาฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมาก คือ SQL ซึ่งสามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้นในขณะใดขณะหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องเขียนภาษาโปรแกรมอย่างเช่น โคบอล ซี หรือ ปาสคาล ซึ่งเสียเวลานานมากจนอาจไม่ทันต่อความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจของผู้บริหารเนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลนั้นสามารถจัดการให้ผู้ใช้ทำงานพร้อมๆ กันได้หลายคน ดังนั้นโปรแกรมที่พัฒนาภายใต้การดูแลของระบบจัดการฐานข้อมูลจะสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันในฐานข้อมูลเดียวกันระบบฐานข้อมูลจะแบ่งเบาภาระในการพัฒนาระบบงานถ้าการพัฒนาระบบงานไม่ใช้ระบบฐานข้อมูล (ใช้ระบบแฟ้มข้อมูล) ผู้พัฒนาโปรแกรมจะต้องจัดการสิ่งเหล่านี้เองทั้งหมด นั่นคือระบบฐานข้อมูลทำให้การใช้ข้อมูลเกิดความเป็นอิสระระหว่างการจัดเก็บข้อมูลและการประยุกต์ใช้ เพราะส่วนของการจัดเก็บข้อมูลจริงถูกซ่อนจากการใช้งานจริงนั่นเอง

      ที่มา :  http://course.eau.ac.th/course/Download/0520207/public_html/lesson01/ms2t3.htm

       ตัวอย่างประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล 

 ระบบทะเบียนข้อมูลนักเรียน

      ซอฟต์แวร์ประเภทฐานข้อมูลสำหรับรวบรวมข้อมูลของนักเรียนในทุกๆด้านให้เข้ามาสัมพันธ์กัน ตอบสนองข้อมูลซึ่งกันและกันในทุกระดับตั้งแต่นักเรียนซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูล ครู-อาจารย์ที่ทำหน้าที่ รวบรวมและประมวลผลข้อมูล จนกระทั่งถึงผู้บริหารซึ่งจะนำสารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนักเรียนไปใช้เพื่อการบริหารและจัดการอย่างเป็นระบบมีการจัดระบบการใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การพัฒนาระบบเป็นจริงได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการและได้ประโยชน์สูงสุด
      ระบบงานทะเบียนนักเรียน เป็นระบบที่รวบรวมข้อมูล ผลการเรียนของนักเรียนทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มเข้ามาเรียน จนกระทั่งจบการศึกษาชั้นสูงสุด หรือลาออกจากโรงเรียน โดยระบบจะมีการรวบรวมข้อมูล ระเบียนผลการเรียนในแต่ละภาค/ปีการศึกษา มาเก็บรวบรวมไว้เป็นข้อมูลระเบียนสะสม พร้อมที่จะนำมาแสดง หรือออกรายงานและจัดทำเอกสารต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูลผลการเรียน

วิธีการทำงาน 
           เมื่องานข้อมูลนักเรียนบันทึกรายชื่อนักเรียนเข้ามาในระบบแล้ว และโรงเรียนได้จัดการเรียนการสอนพร้อมทั้งการสอบในแต่ละชั้น/ห้อง ข้อมูลระเบียนของนักเรียนจะถูกเก็บรวบรวมไว้ในแฟ้มข้อมูลระเบียนสะสม งานทะเบียนสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการออกรายงาน จัดทำเอกสารผลการเรียน ใบรับรองผลการเรียน ใบรับรองนักเรียน และสรุปผลการเรียนต่างๆได้ทันที เมื่อนักเรียนจบชั้นสูงสุดหรือลาออกจากโรงเรียน ระบบจะจัดทำแฟ้มประวัตินักเรียนรายปี เพื่อใช้ในการตรวจสอบหรือแสดงข้อมูลย้อนหลังได้

ข้อมูลทะเบียนนักเรียน
    ข้อมูลประวัติส่วนตัวนักเรียน สถานะครอบครัว กิจวัตรประจำวันของการมาเรียน
    ข้อมูลบิดา-มารดา ที่อยู่ที่บ้าน ที่อยู่ที่ทำงาน เบอร์โทรศัพท์ Email: สำหรับการติดต่อระหว่างโรงเรียนและบิดามารดา
    ข้อมูลผู้ปกครองของนักเรียนที่อยู่ที่บ้าน ที่อยู่ที่ทำงาน เบอร์โทรศัพท์ Email: สำหรับการติดต่อระหว่างโรงเรียนและผู้ปกครอง
    ข้อมูลครอบครัว สถานภาพครอบครัว สภาพเศรษฐกิจของครอบครัว รายได้ของครอบครัวที่ได้รับ จำนวนพี่น้องที่ทำงาน หรือยังเรียนหนังสืออยู่ในอุปการะของครอบครัว ผู้ออกค่าใช้จ่ายเป็นใคร รายชื่อพี่น้องที่เรียนอยู่ในโรงเรียนเดียวกันมีใครบ้าง รายชื่อเพื่อนบ้านที่อยู่ในโรงเรียนนี้มีใครบ้าง
    ข้อมูลสุขภาพ ประวัติการคลอด การแพ้ยา หรือเคยได้รับการผ่าตัด หรือการได้รับอุบัติเหตุที่รุนแรง โรคประจำตัวที่นักเรียนเป็นอยู่ วิธีการรักษาพยาบาลเบื้องต้น จนถึงสถานที่พยาบาลที่นักเรียนจำเป็นต้องได้รับการรักษา เก็บข้อมูลบุคคลภายในบ้านที่เคยป่วยและเป็นโรคอะไรบ้าง ข้อมูลการได้รับภูมิคุ้มกันโรค เก็บสถิติน้ำหนักส่วนสูง
    ข้อมูลทุน/รางวัล ทุนการศึกษาจากได้รับจากโรงเรียน หรือรัฐบาล รางวัลการศึกษาได้รับจากโรงเรียน
    ข้อมูลกิจกรรม ที่นักเรียนได้ร่วมกระทำที่โรงเรียน หน้าที่รับผิดชอบภายในโรงเรียนที่ได้รับ
    ข้อมูลวุฒิการศึกษาเดิม เก็บข้อมูลที่เรียนเดิมก่อนมาเรียนที่นี่ คะแนนเฉลี่ยสะสม และหมายเหตุเพิ่มเติมอื่นๆ
    ทำการเลื่อนชั้นเรียน เลือกทำได้หลายๆแบบ เช่น กำหนดเลื่อนตามเลขประจำตัว , กำหนดชั้นเรียนตามเกรดเฉลี่ย ,กำหนดชั้นเรียนโดยครูเป็นผู้กำหนด

ประโยชน์ที่ได้รับ
    โอนข้อมูลนักเรียนเข้าสู่ระบบอุดหนุนเงินค่าใช้จ่ายรายหัวนักเรียน
    โอนข้อมูลนักเรียนเข้าสู่ระบบสารสนเทศสถานศึกษา สช
    โอนข้อมูลนักเรียนเข้าสู่ระบบวัดผล Term 2544
    สามารถเอาข้อมูลที่อยู่ที่ไฟล์ Excel ถ่ายเข้าสู่ระบบเบียนนักเรียน ( Import Data) ได้ด้วยตนเอง
    เลือกข้อมูลที่อยู่ในระบบเบียนนักเรียนเข้าสู่ไฟล์ Excel เพื่อสร้างรายงานต่างๆได้ด้วยตนเอง
    สามารถค้นหาข้อมูลทุกอย่างที่มีในทะเบียนนักเรียน ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
    สามารถสั่งพิมพ์บัตรประจำตัวนักเรียน

เมื่อใช้ระบบงานวิชาการ Impression Soft
    มีแบบฟอร์มใบแจ้งการจบหลักสูตร ระเบียนแสดงผลการเรียน ใบรับรองผลการเรียน ใบรับรองการศึกษาและความประพฤติ ใบรับรองโรงเรียนเอกชน ใบประกาศณียบัตร และรายงานสถิติพร้อมกราฟแสดงอีกมากมาย
    แสดงสถิติผลการเรียน
    แสดงผล/รายงานผลการเรียนสะสม
    ออกใบรับรองผลนักเรียน (ไทย/อังกฤษ)
    ออกใบแสดงผลการเรียน (รบ.)
    ออกใบแสดงผลการเรียนเฉลี่ย ( GPA/PR)
    ออกรายงานเกรดเฉลี่ย และผลเฉลี่ยทั้งปี
    ออกใบ Certificate, Diploma และ Transcript      ตามแบบของโรงเรียน
    ใบรับรองความประพฤติ ใบรับรองนักเรียน
    สามารถนำ filed ต่างๆ ที่ระบบไปสร้างรายงานเองที่ Microsoft office(Excel) 

      ที่มา : http://www.impress.co.th/register/index.php